二次会代行業者の会場提案の仕方でその業者の良し悪しがわかる!?

二次会代行業者の会場提案の仕方でその業者の良し悪しがわかる!?

二次会を成功させるにあたり、外せないポイントの1つが「会場選び」です!非常に大切なポイントだからこそ、二次会代行業者の会場提案の仕方で、その業者の良し悪しが分かるんです。是非参考にしてみてください!

 

二次会代行業者の会場提案のパターンは主に3つ!

二次会代行業者の会場提案のパターンは、主に3つあります。@二次会会場の提案を、契約前にしてくれる代行業者 A二次会会場の提案が、契約後となる代行業者 B二次会会場を自分たちで探す必要のある代行業者 の3つとなり、ほとんどの代行業者はこの中のどれかに該当します。オススメのパターンや、また逆に注意が必要となるパターンについて、それぞれ理由を交えながらご説明していきます。

 

「二次会会場の提案を、契約前にしてくれる代行業者」はユーザー思い!

オススメ度★★★
一番オススメできるのが「二次会会場の提案を、契約前にしてくれる代行業者」です。このパターンの業者を選んでおけば、基本的には間違いがないと言えます。その理由を説明していきます。

二次会会場の提案は、代行業者としても手間のかかるポイント!

二次会を成功させるにあたり、重要となるのが二次会の会場選びとなります。この会場選び、経験のある方はご存じだと思いますが、非常に手間がかかります!会場選びの際、確認するポイントとして、「会場の雰囲気」や「立地」、「1名当たりの料金」については多くの方が気にされる部分だと思います。しかしながら、二次会の会場選びをする際には、それら以外にも押えるべきポイントがたくさんあります!例えば、「必要な設備や備品は揃っているか」「パーティー向きのレイアウトを組めるか」「パーティーの実績がしっかりとある会場なのか」「貸切のための保証人数(料金)はクリアできるか」等々、大切なポイントはたくさんあり、それらを全部確認していくとなると、かなりの手間がかかります!最近は、こうしたポイントをある程度見やすく整理したウェブサイトも出てきてはいますが、料金やレイアウトなどは、開催日時や人数により変動する可能性が高く、ネットにある情報を鵜呑みにするのは少し危険です。それ以外に関しても、そもそもインターネット上にある情報は、信ぴょう性にかける場合が多いため、確実に進めるためには、結局、ひとつひとつ確認をしていく必要があり、そのため、二次会の会場探しは、非常に手間がかかるものなのです!それは、代行業者としても同じこと。会場探しは、手間のかかるポイントです。もちろん、個人と違い代行業者はプロですので、独自のデータベースなどにより、ある程度効率よく提案ができるように整えてはいます。しかしながら、パーティーは1つとして同じものがなく、オーダーメイドの感覚に近いものなので、代行業者も結局は、ひとつひとつ確認をして、場合によっては交渉等も交えながら、お客様のイメージに合う会場を探しているのです。そのため、業者目線で考えると、手間がかかる会場提案は、お申込み後に行う形が効率的なのです!手間をかけたとしても、申し込んでもらえない可能性がありますからね。しかしながら、二次会を成功させるにために、会場選びは外すことのできない非常に大切な部分です。もし申し込んだ後に、気に入る会場が見つからなかったら!?満足のいく二次会とはならないかもしれません。そのため、そうならないように、契約前に手間を惜しまずに会場提案をしてくれる代行業者は、非常にユーザー思いな業者だと言えるのです!

 

二次会代行業者と、二次会会場を一緒に決める事で、予算を想定しやすく、また、イメージに近いパーティーを開催できる!

二次会代行業者と二次会会場を一緒に決める事で、格段に予算の想定がしやすくなります。結婚式や二次会は、なんだかんだ予想外の出費が生じやすいものですが、できるならば避けたいもの。予想外の出費を出さないためには、できるだけ予算を想定できる状態で、申し込むことが大切です!また、二次会代行業者と二次会会場を一緒に検討をすることで、サービスの範囲や、設備等を効率よく確認することができます!ムービーや余興など、何かやりたい演出がある場合には、自分たちで何を用意する必要があるのかを事前に把握することができるため、申し込んだ後、妥協や変更をしなければならない可能性が格段に低くなり、イメージに近いパーティーを開催することができます。

「二次会会場の提案が、契約後となる代行業者」は、少し注意が必要!

オススメ度★★
「二次会会場の提案が、契約後となる代行業者」の場合、少し注意が必要です!仮に、代行業者自体が気に入って申し込んだとしても、その後、気に入る会場が見つかるとは限りません。イメージに近い会場が見つからず、もしかすると不本意な結果となってしまうかもしれません。「二次会会場の提案が、契約後となる代行業者」の場合、どういったことが起こりうるのか、またそうならないように注意すべきことについてお話していきます。

イメージに近い会場が見つからなかった

まず起こりうることとしては、「イメージに近い会場が見つからなかった」ということです。そもそも、「会場に全くこだわりがないよ」という方は問題ないと思います。しかしながら、二次会についてこれから考えていくという方で、いまは「会場にこだわりがない」と思っていた場合、それは、「イメージがまだ湧いていないだけ」という可能性が高いです。「会場に全くこだわりがない」という方は実は稀で、多くの方は、具体的に色々と会場を考えて行くうちに、イメージが膨らんでいき、そのタイミングでこだわりたいポイントが生まれてきます。また、もし自分にはこだわりが生まれなくても、お相手の方(新郎/新婦)に、こだわりが生まれてくる可能性があります。お洒落な内装や、着席や半立食等のレイアウト、パーティーの料理、会場の立地や駅からの距離等、こだわるポイントは人により様々ですが、「二次会会場の提案が、契約後となる代行業者」の場合、こだわりが出てきたときにはすでに申し込んでしまっており、会場を限られた選択肢の中から選ぶ必要があるため、イメージを満たしてくれる会場が見つからない可能性が高くなります。「二次会会場の提案が、契約後となる代行業者」の場合には、あらかじめある程度イメージを膨らませておき、譲れないポイントを満たしてくれる会場の有無について、事前に確認をしておくことが大切になってきます。

想定していた予算におさまらなかった

二次会会場の提案が、契約後となる代行業者の場合、具体的な予算が決まってくるのが、「申し込みをして会場を決定した後」となります。つまり申し込み時点では、予算が決まっていないということになります。大体いくらぐらいになりそうか見通し金額は教えてくれると思いますが、会場の飲食金額などによって異なってくる為、「目安として〇〇円〜××円ぐらい」と、ある程度幅をもった回答が返ってくると思います。心情としては、下限金額を参考に考えていきたいところではありますが、ふたを開けてみると、その金額の中では思う様な会場が選べず、結局、想定していた予算をオーバーしてしまう可能性があります。参考にする場合には、上限金額を目安としておいた方が安心です。もしどうしても譲れない予算があるのであれば、最初からそのこと踏まえて相談をして行く方が良いと思います。

そもそも紹介会場が少なかった

そもそも紹介会場が少なく、選べなかったというケースもあり得ます。「提案可能な提携会場がたくさんあります」とうたっている代行業者だとしても、開催エリア(希望最寄り駅)によって、紹介可能な会場数には、かなりバラツキが出てきます。自分の開催希望地が、主要エリアではない場合には、紹介可能な会場数が具体的にどのくらいあるのかを、事前に確認しておいた方が良いと思います。また、すでに予約で埋まってしまっている会場が出てくる可能性もあります。そのため、聞いていたよりも選択肢が少ないという可能性もあります。

「二次会会場を、自分たちで探す必要のある代行業者」は、とにかく手間がかかる!

オススメ度★
「二次会会場を、自分たちで探す必要のある代行業者」の場合には、とにかく手間がかかります。二次会会場探しに手間がかかることと、また、その後の打ち合わせも手間がかかりやすいです。起こりうることと、注意すべきポイントについてお話していきます。

せっかく見つけた会場なのに、業者が入れなくて探し直しになった

せっかく見つけた二次会会場に、代行業者が入れずに、探し直しとなるケースがあります。理由は様々ですが、一定数「代行業者が入れない」会場は存在します。そうなると、会場か代行業者、どちらかを探し直す必要が出てきます。また、稀に、代行業者は入れるが、代行業者のスタッフもゲストとして人数にカウントされ、その分の料金がかかってしまうというケースや、代行業者のスタッフはOKでも、カメラマンは入れない等の制限がかかるケースもあります。また、逆に代行業者側から、その会場では対応ができないという回答がくるケースもあります。会場には代行業者が入っても問題がないか、代行業者にはその会場で対応してくれるかを、申し込む前に必ず確認するようにしてください。

二次会代行業者と、会場担当者、2つの窓口が発生してしまい手間がかかる

二次会会場を、自分たちで探す必要のある代行業者の場合、二次会の打ち合わせ等について、窓口が2つになる可能性が高いです。申し込み時や打ち合わせ時に、代行業者と会場の両方に対して、確認や調整をする必要が出てきます。そのため、2倍とは言いませんが、ある程度の手間が増えることは覚悟が必要です。しかしながら、なかには会場と直接やりとりをしてくれる代行業者もあるため、そういったことが可能か確認してみると良いでしょう。可能な場合には、どういった形で、どこまで行ってくれるかを、しっかりと確認しておくことをオススメします。直接やりとりしてもらう場合には、自分が知らない間に内容が決定していたり、また、もし何かあった時に、責任の所在が曖昧になってしまう可能性があります。結婚式の準備は思ったよりも大変に感じる場合が多く、二次会の手間はできるだけ少ないに越したことはありません。しかしながら、慎重に進めないと、思ったパーティーとならない可能性もありますので、注意してください。

二次会代行業者と、会場のサービスに、重複する部分がないか確認が必要

二次会代行業者のサービス内容と、会場のサービス内容に、重複が生じる可能性があります。例えば、代行業者と会場、どちらにもケーキのサービスがついていた場合など、結局どちらか一方のケーキのみを使うことになると思いますので、無駄が生じてしまいます。申し込み前であれば、内容によっては、重複しているサービスを無くしてその分料金に反映させるなどの対応をしてくれると思いますが、もし申し込み後に気付いた場合、対応してくれない可能性がぐっと高くなります。無駄を様だないため、事前にサービス内容の確認をしておく方が良さそうです。

まとめ

二次会の会場探しは、非常に重要な部分であり、また、大変手間のかかるポイントです!だからこそ、その業者の会場提案の仕方によって、代行業者の良し悪しを見極めることができます。その業者が、ユーザー思いなのかどうかを見極めることができるポイントとなるため、ぜひとも押えておきたい部分です。参考にしていただければと思います!

関連ページ

二次会代行のネットに出てくる失敗事例集
二次会代行業者に頼んだ二次会での「失敗事例」をここでは紹介していきます。新郎新婦、幹事、ゲストからの口コミと体験談をもとに記事にしております。